Reglamento interno de trabajo: cuándo es obligatorio y qué debe contener

El reglamento interno de trabajo es de esos documentos que existen en casi todas las empresas y que casi nadie ha vuelto a leer. El problema aparece el día en que hay que sancionar a alguien, y resulta que el reglamento es una plantilla de hace ocho años que no describe ni el horario actual ni el procedimiento que se está siguiendo.

¿Su empresa está obligada?

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo fija el umbral según la actividad:

Si su empresa está por debajo del umbral, no está obligada. Pero conviene tenerlo igual: el reglamento no es solo una obligación, es la herramienta que le permite sancionar sin improvisar.

Qué debe contener

El reglamento no es un manual de cultura organizacional. Es un documento con contenido mínimo definido por ley:

• Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
• Horas de entrada y salida, turnos, descansos y horario de alimentación.
• Días de descanso legalmente obligatorios y reglas de trabajo en dominical y festivo.
• Salario mínimo convencional, lugar, día y hora de pago.
• Permisos y licencias: cuáles se conceden y cómo se solicitan.
• Obligaciones y prohibiciones especiales del empleador y de los trabajadores.
• Escala de faltas y sanciones, con el procedimiento para imponerlas.
• Procedimiento de reclamos y persona ante quien se presentan.
• Prevención del acoso laboral y funcionamiento del comité de convivencia.
• Normas de seguridad y salud en el trabajo aplicables a la operación.

Cómo se adopta hoy

Antes de la Ley 1429 de 2010 el reglamento se sometía a aprobación del Ministerio del Trabajo. Eso se eliminó. Hoy el procedimiento es más simple, pero también más exigente en la prueba, porque ya no hay un sello que respalde:

1. El empleador expide el reglamento.
2. Lo publica en cartelera de la empresa, en dos sitios distintos del lugar de trabajo.
3. Informa a los trabajadores mediante circular interna sobre el contenido.
4. Los trabajadores y la organización sindical, si existe, tienen 15 días hábiles para pedir ajustes cuando consideren que alguna cláusula contraviene los artículos 106, 108, 111, 112 o 113 del Código.
5. Si hay desacuerdo que no se resuelva, la discusión puede llevarse ante el juez laboral.

Conserve prueba de cada paso: fecha de publicación, fotos de la cartelera, circular con constancia de recibido. En un proceso, lo que no se puede probar no ocurrió.

Señales de que el suyo está desactualizado

• Menciona una jornada de 48 o 47 horas semanales. Desde julio de 2026 el tope es de 42 horas.
• Dice que la jornada nocturna empieza a las 9:00 p. m. Desde diciembre de 2025 empieza a las 7:00 p. m.
• Habla de “aprobación del Ministerio del Trabajo”. Eso no existe desde 2010.
• No menciona el comité de convivencia laboral ni el procedimiento de acoso.
• No contempla trabajo remoto o teletrabajo, aunque parte del equipo trabaja así.
• Describe cargos, áreas u horarios que ya no existen.

Por qué importa más de lo que parece

El reglamento se vuelve decisivo en tres momentos, y en los tres llega tarde si no está listo:

Cuando hay que sancionar. Sin falta tipificada y sin procedimiento escrito, la sanción no se sostiene.

Cuando hay que despedir con justa causa. Buena parte de las justas causas se apoya en el incumplimiento de obligaciones y prohibiciones que el reglamento debía contener.

Cuando llega el Ministerio. En una visita de inspección, el reglamento es de los primeros documentos que se piden.

Este artículo explica el marco general vigente a la fecha de publicación y no reemplaza una asesoría sobre su caso concreto.